Stel je voor: in het documentmanagementsysteem zit een AI-knop, het zaaksysteem belooft “slimme” tekstsuggesties en de HR-app heeft z’n eigen chatbot. Handig, zou je denken – maar ondertussen werkt elke AI-oplossing op zijn eigen eilandje. Dit leidt tot fragmentatie: verschillende afdelingen zetten zonder centrale regie AI-functionaliteit “aan” in losse applicaties. Gevolg? Inconsistentie, hogere kosten en risico’s. Geen enkele afdeling heeft het volledige overzicht, data kan ongemerkt buiten de deur belanden, en medewerkers raken overweldigd door telkens weer een andere AI-interface.

Gelukkig kan het anders. Één geïntegreerde AI-laag voor de hele organisatie is niet alleen mogelijk, maar biedt enorme voordelen. In deze blogpost lees je hoe een centrale AI-assistent publieke organisaties kan helpen versnippering te voorkomen, wat de voordelen zijn op het gebied van kosten, governance, adoptie en productiviteit, én hoe je vandaag al de eerste stappen kunt zetten richting deze AI-transformatie.

Één AI-assistent bovenop alle applicaties

In plaats van voor elke applicatie een aparte ‘slimme’ module te gebruiken, kiezen vooruitstrevende organisaties voor één centrale AI-assistent die overal boven hangt. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365 Copilot: een AI-assistent die geïntegreerd is in je vertrouwde tools (zoals Office-documenten, Teams en e-mail) en voor ál je medewerkers beschikbaar is. In plaats van vijf verschillende AI’tjes die elk alleen hun eigen stukje kennen, krijgt iedereen één krachtige AI-collega die over alle informatie kan meedenken.

Hoe werkt dat in de praktijk? Deze centrale AI-laag kan op verschillende manieren met je bestaande systemen praten: via API-koppelingen (voorkeur, voor moderne systemen), via enterprise search in je interne documenten (handig als de data als documenten beschikbaar is), of zelfs via RPA (robots die een legacy-applicatie bedienen als er écht geen API is). Welke techniek ook gebruikt wordt, alle AI-acties draaien binnen je eigen IT-omgeving (tenant). Dit betekent: jouw bestaande security- en privacy-instellingen gelden automatisch. Data blijft binnenskamers, en gevoelige informatie wordt beschermd door dezelfde labels, DLP-beleid en auditing die je al hebt ingesteld.

Kortom, één AI-assistent voor de hele organisatie maakt de digitale werkplek als geheel slim, in plaats van dat je elke losse applicatie slim moet zien te maken.

Voordelen: van wildgroei naar centrale kracht

Een geïntegreerde AI-aanpak tegenover versnipperde AI-oplossingen levert duidelijke voordelen op. Onderstaande tabel zet een aantal kenmerken naast elkaar:

Aspect	Versnipperde AI-oplossingen	Centrale AI-laag aanpak
Data & beveiliging	Gevoelige data gaat naar externe AI’s per leverancier, zonder centraal toezicht. Geen uniforme logging of controle; risico op datalekken en inconsistent beleid.	Data blijft binnen de eigen omgeving (tenant) onder bestaande security & compliance. Eén centrale log en toezicht op AI-gebruik; voldoet aan alle overheidsnormen (zoals AVG).
Kostenbeheersing	Meerdere aparte licenties en AI-add-ons per applicatie stapelen op. Je betaalt dubbel voor vergelijkbare functies en hebt weinig inzicht of schaalvoordeel.	Eén bundel (bijv. Copilot-licentie per gebruiker + verbruik voor AI agents) dekt alle generieke functies. Schaalvoordelen: je voorkomt dubbele kosten en kunt centraal gebruik monitoren en bijsturen.
Gebruikerservaring & adoptie	Elke applicatie heeft zijn eigen AI-knop met andere werking. Medewerkers moeten telkens iets nieuws leren, wat zorgt voor verwarring en drempels in gebruik.	Eén consistente AI-assistent in de vertrouwde werkomgeving. Medewerkers leren één AI-interface kennen die overal hetzelfde werkt – dit versnelt adoptie en verhoogt vertrouwen.
Productiviteit & kennis	Elke AI kent alleen zijn eigen beperkte dataset. Antwoorden zijn fragmentarisch en soms tegenstrijdig tussen tools. Medewerkers moeten zelf puzzelstukjes samenleggen.	De AI-assistent kan alle relevante bronnen combineren en volledige antwoorden geven. Eén AI-stem biedt consistente, uitgebreide hulp (geen tegenstrijdige antwoorden) en neemt routinewerk uit handen.
Governance & compliance	Beleid en toezicht moeten per leverancier geregeld worden (complex en versnipperd). Mogelijk voldoet niet elke tool aan jouw overheidsnormen of privacy-eisen.	Uniforme governance: één beleid voor AI-gebruik, één set juridische/ethische kaders. Makkelijker handhaven dat AI veilig en verantwoord wordt gebruikt, omdat alles via één platform loopt.

Kort samengevat: met een centrale AI-laag krijg je meer controle en overzicht dan met allerlei losse AI’tjes. Je betaalt niet meermaals voor dezelfde functionaliteit, je gebruikers hebben een eenduidige ervaring, en je organisatie houdt grip op data en compliance. Daarnaast voorkom je afhankelijkheid van elke individuele softwareleverancier; je investeert in één breed inzetbare AI-capaciteit die je zelf in de hand hebt.

Slim beslissen: niet elke specialistische AI hoeft weg

Betekent één centrale AI dan dat je nóóit meer een gespecialiseerde AI-functie in een vakapplicatie zou gebruiken? Niet per se. Soms biedt een domeinspecifieke AI unieke meerwaarde die je centrale assistent (nog) niet kan evenaren. Het is slim om per AI-functionaliteit een afweging te maken.

Hiervoor kun je een simpel beslismodel hanteren met vragen als: Levert de in-app AI iets unieks op? Zo ja – bijvoorbeeld een financiële voorspellingsmodule die speciaal getraind is op gemeentefinanciën – dan kan het de moeite waard zijn die naast je centrale AI te laten bestaan. Is het vooral een generieke taak? Zoals samenvatten, vertalen of standaardteksten genereren – dan is de centrale Copilot doorgaans voldoende (en vaak beter geïntegreerd met je andere data). Hoe zit het met integratie en compliance? Een AI die diep in de workflow van één systeem ingrijpt kan lastig centraal na te bootsen zijn, maar als een leverancier niet kan voldoen aan jouw beveiligingseisen, is dat een reden om het juist centraal op te lossen. Ook speelt mee hoeveel medewerkers er baat bij hebben: een functie die groot bereik heeft, doe je liever centraal om kosten te besparen, terwijl een heel niche-functie alleen voor specialisten eventueel in de bron-app kan blijven.

Met zo’n beslisboom scheid je de uitzonderingen van de generieke gevallen. Het resultaat is een hybride strategie: het gros van generatieve AI loopt via de centrale assistent, en een paar hoog-waarde specialistische AI’s kun je als uitzondering toestaan – mits goed ingepast in je centrale governance. Zo benut je het beste van beide werelden.

Quick wins: vandaag aan de slag met AI

Je hoeft niet te wachten op een megaproject om de vruchten van een geïntegreerde AI-aanpak te plukken. Er zijn laaghangende vruchten die je meteen kunt oppakken om ervaring op te doen en draagvlak te creëren:

• Bouw een “gemeenteassistent” MVP: Start een kleine pilot in Teams met een interne AI-chatbot. Laat deze een paar nuttige dingen doen, zoals vragen beantwoorden over interne HR-regelingen (door beleidsdocumenten te ontsluiten), of documenten samenvatten die een medewerker uploadt. Misschien kan de assistant zelfs al een eenvoudige workflow uitvoeren, bijvoorbeeld een zaak opzoeken in het zaaksysteem via een connector. Zo’n pilot is in enkele weken op te zetten en laat meteen zien hoe AI veilig binnen de organisatie kan werken.
• Pas een “Copilot-first” aanpak toe: Spreek af dat medewerkers, zodra ze AI willen inzetten, éérst kijken naar de beschikbare AI binnen de eigen veilige omgeving (zoals de centrale assistent in Office/Teams) in plaats van willekeurige online tools. Leg uit dat dit zowel veiliger is (data blijft intern) als effectiever. Dit eenvoudige beleid voorkomt ongecontroleerd experiment en stimuleert adoptie van de officiële AI-hulp.
• Maak belangrijke kennisbronnen direct beschikbaar: Inventariseer welke 5-10 documenten, beleidsplannen of veelgestelde vragen écht vaak nodig zijn, en zorg dat deze vindbaar zijn voor de AI-assistent (bijvoorbeeld door ze in SharePoint te plaatsen of aan de enterprise search toe te voegen). Zo kan de AI meteen zinnige, feitelijke antwoorden geven op interne vragen. Dit verhoogt de kwaliteit van de AI-output en geeft gebruikers vertrouwen dat de assistent relevante antwoorden uit eigen bron kan citeren in plaats van onzin te bedenken.

Door klein te beginnen – een prototype opzetten, intern communiceren, cruciale content toevoegen – bouw je ervaring op en kun je gauw laten zien wat er mogelijk is. Deze quick wins kosten relatief weinig tijd/geld, maar hebben een grote impact op hoe mensen AI beleven. Ze vormen bovendien waardevolle input (lessons learned) voor een bredere uitrol later.

Conclusie: tijd voor actie

De boodschap is duidelijk: een geïntegreerde AI-aanpak werkt en kan de publieke sector enorm vooruithelpen. In plaats van versnipperde initiatieven met alle bijbehorende nadelen, krijg je één krachtige AI die als een rode draad door de organisatie loopt. Dit verhoogt de productiviteit, bespaart kosten, verbetert de beveiliging en maakt adoptie een stuk eenvoudiger.

De techniek is er al – van Microsoft 365 Copilot tot veilige connectoren – maar de belangrijkste stap is aan jouw organisatie. Hoe zorg je dat AI niet in het wilde weg groeit, maar juist binnen kaders tot bloei komt? Het antwoord: door nú regie te pakken. Formuleer een visie (gebruik desnoods het beslisframework om knopen door te hakken), betrek je IT- en securityteams, en begin vandaag nog met een eerste pilot of workshop.

Laat AI een centrale kracht worden in plaats van een wildgroei aan experimenten. De publieke sector staat aan de vooravond van een AI-transformatie – het is tijd om in te stappen. Wie pakt de handschoen op? Vandaag is de dag om de eerste stap te zetten naar één geïntegreerde AI-assistent die iedereen vooruit helpt.